הכנת מצגות לצרכים שונים
מצגות יכולות לשמש עבור שורה ארוכה של צרכים. ניתן לנצל את הנוחות של מצגות לצרכים עסקיים ולהציג מוצר, לפנות למשקיעים, להראות רעיון חדש ללקוחות או לעובדים ועוד. במקביל, הכנת מצגות מיועדת גם לאקדמיה, למכללות ולבתי הספר. מורים ומרצים משתמשים במצגות כדי לארגן ולסדר את החומר. הם יכולים להעביר את המצגות לתלמידים אחרי השיעור, או לחילופין לשמור אותן בתור מקור מידע אמין ומוסמך. מצגת היא אמצעי תקשורת יעיל ונוח שאפשר לבצע בו שינויים ללא הגבלה. יחד עם זאת, המצגת מצליחה לרכז את החומר תחת קורת גג אחת ולכן מקלה על מי שמעוניין לקרוא אותו.
ההבדלים בין מצגות לצרכים שונים באים לידי ביטוי גם בתהליך ההכנה. מי שרוצה לנצל את היתרונות של מצגת צריך להכין אותה בהתאם לקהל היעד, למטרות ולאופי השימוש. הכנת מצגות עסקיות לדוגמא שונה לחלוטין מתהליך ההכנה של פריטי מידע ומצגות אקדמיות. הכנה וארגון של מצגת דורשים התייחסות לפרטים הקטנים ושמירה על כללי מפתח.
כללים להכנת מצגות
הכלל החשוב ביותר הוא להשתמש במצגת בתור גיבוי ותוספת ולא בתור מרכז ההרצאה. הכלל הזה תקף גם לגבי מצגות עסקיות וגם לגבי מצגות פדגוגיות או לצרכים דידקטיים. מצגת לא אמורה להחליף את המרצה. עליה להראות את הנקודות החשובות, להפריד בין רעיונות ולגבות מידע טקסטואלי בתמונות וקבצי מידע. רק בצורה כזו יכולה מצגת להביא לידי ביטוי את היתרונות שלה ולעניין את הצופים.
בהכנת מצגות כדאי גם לשים לב לנתונים בהם משתמשים. רצוי לאסוף נתונים אמינים התומכים ברעיון ומחזקים אותו. אפשר לנסות לשלב גרפים או להשתמש בתמונות יחד עם טקסט כתוב. הכנת מצגות דורשת זמן, אך היא שווה את ההשקעה.